Rozliczanie energii pochodzącej z instalacji fotowoltaicznych na potrzeby ładowania pojazdów elektrycznych staje się coraz częstszą praktyką wśród właścicieli domów i firm. Wraz ze wzrostem popularności ładowarek typu wallbox pojawia się pytanie, jakie dokumenty należy posiadać, by móc zgodnie z prawem i zasadami księgowości wykazać ten proces w rozliczeniach. Prawidłowo prowadzona dokumentacja to podstawa zarówno w przypadku kontroli urzędów skarbowych, jak i w kontekście odliczeń podatkowych. Niezależnie od tego, czy energia używana jest do ładowania auta prywatnego czy służbowego, obowiązuje zestaw formalnych wymogów, które muszą zostać spełnione. W artykule przedstawiamy zestawienie najważniejszych dokumentów, które warto gromadzić od momentu uruchomienia systemu PV aż po wystawienie faktury za energię zużytą na cele motoryzacyjne. Dzięki temu proces rozliczania będzie przejrzysty, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Faktury i specyfikacja techniczna instalacji PV oraz wallboxa
Podstawą formalną do jakichkolwiek rozliczeń są faktury zakupu i montażu zarówno fotowoltaika, jak i urządzenia do ładowania samochodów elektrycznych. Na fakturze powinny znaleźć się dokładne dane dotyczące mocy systemu PV, rodzaju falownika oraz typu i producenta wallboxa. Dobrą praktyką jest również dołączenie specyfikacji technicznej obu systemów, co może być wymagane np. przy ubieganiu się o ulgi podatkowe. W systemach takich jak fotowoltaika często dostarczane są kompletne dokumentacje projektowe, które można wykorzystać również przy audycie energetycznym. Te dokumenty są niezbędne także w przypadku amortyzacji środków trwałych, zwłaszcza w działalności gospodarczej. Im dokładniej udokumentowane są zakupy, tym łatwiej wykazać zasadność odliczeń i rozliczeń.
Dzienniki zużycia energii i raporty z systemów monitorujących
Aby rozliczyć energię zużytą do ładowania pojazdu, niezbędne jest prowadzenie ewidencji jej wykorzystania. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie systemu monitoringu, który automatycznie generuje raporty z ilością zużytej energii na każde ładowanie. W bardziej zaawansowanych instalacje fotowoltaiczne, tego typu raporty dostępne są z poziomu aplikacji mobilnej lub portalu klienta i można je eksportować do pliku. Alternatywą jest prowadzenie ręcznego dziennika zużycia energii, zawierającego daty ładowania, ilość zużytej energii i przebieg pojazdu. Takie dane mogą być wymagane przy rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych auta służbowego lub przy kontroli podatkowej. Spójność pomiędzy pomiarami a ewidencją znacząco zwiększa wiarygodność dokumentacji.
Umowy i zgłoszenia do operatora systemu dystrybucyjnego
Każda instalacja PV musi zostać zgłoszona do operatora systemu dystrybucyjnego (OSD), co potwierdzane jest protokołem odbioru i umową przyłączeniową. Dokumenty te są wymagane także wtedy, gdy instalacja zostaje rozbudowana o wallbox, zwłaszcza gdy zwiększa się moc przyłączeniowa. W przypadku użytkowników fotowoltaika, dokumentacja przyłączeniowa często dostępna jest w wersji elektronicznej, co ułatwia jej przechowywanie. Należy również pamiętać o zgłoszeniach dotyczących zmian konfiguracji instalacji, np. wprowadzenia magazynu energii lub nowej stacji ładowania. Wszystkie te dokumenty powinny być przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją projektową i ewidencyjną, ponieważ mogą być wymagane przy zmianach taryf lub rozliczeń z zakładem energetycznym.
Oświadczenia użytkownika i notatki wewnętrzne firmy
W przypadku użytkowania auta służbowego ładowanego w domu, kluczowe może być przygotowanie oświadczenia użytkownika o wykorzystywaniu pojazdu w celach firmowych. W firmach, które stosują instalacje fotowoltaiczne, często wprowadzane są wewnętrzne procedury dotyczące dokumentowania użycia auta, co pozwala odróżnić zużycie prywatne od służbowego. Tego rodzaju dokumentacja może być również wymagana przy kontroli ZUS lub urzędów skarbowych. Oświadczenia powinny zawierać informacje o czasie ładowania, numerze pojazdu oraz szacowanej ilości zużytej energii. Regularne sporządzanie takich notatek i ich archiwizacja zwiększają transparentność całego procesu. W razie potrzeby mogą one posłużyć jako dowód w rozliczeniach kosztów związanych z eksploatacją pojazdu elektrycznego.
Dokumentacja kluczem do legalnego i skutecznego rozliczania energii z PV
Rozliczenie energii elektrycznej zużytej do ładowania pojazdu elektrycznego z instalacji PV wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego. Kluczowe są faktury zakupu, dzienniki zużycia energii, umowy z OSD oraz oświadczenia użytkownika pojazdu. Posiadanie kompletu tych dokumentów pozwala na bezproblemowe wykazanie zasadności kosztów oraz ich ewentualne odliczenie podatkowe. Współczesne systemy fotowoltaika oferują coraz więcej narzędzi, które automatyzują ten proces i wspierają transparentność rozliczeń. Odpowiednie przygotowanie się na poziomie dokumentacyjnym to nie tylko wymóg prawny, ale i gwarancja bezpieczeństwa w razie kontroli lub sporu. Warto zatem dbać o kompletność dokumentów już od momentu planowania inwestycji.